Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä

Auranmaan Digiapu
Y-tunnus 3661837-1
Halavantie 4, 21380 Aura
[email protected]

Seloste koskee lomakkeella ja sähköpostitse saatuja yhteydenottoja sekä palvelusta sopimiseen liittyvää kirjeenvaihtoa.

Mitä tietoja kerään?

Saan sinulta nimen, sähköpostiosoitteen, viestin ja mahdollisen puhelinnumeron. Lomakkeessa nimi, sähköposti ja viesti ovat pakollisia, jotta voin käsitellä yhteydenoton ja vastata. Puhelinnumero on vapaaehtoinen.

Palvelun välityksessä käsitellään myös teknisiä tietoja, kuten IP-osoitteita, pyyntöjen ajankohtia ja sähköpostien toimitustietoja. Lomake lähettää viestin sähköpostitse. Se ei tallenna viestejä erilliseen tietokantaan.

Mihin käytän tietoja?

Käytän yhteydenottotietoja vastaamiseen ja palvelusta sopimiseen. En käytä niitä markkinointiin.

Kun pyydät palvelua itsellesi, peruste on pyynnöstäsi tehtävät toimet ennen sopimusta (GDPR 6(1)(b)). Muissa tiedusteluissa ja yritysten yhteyshenkilöiden viesteissä peruste on oikeutettu etuni vastata yhteydenottoihin ja sopia palvelusta (GDPR 6(1)(f)).

Teknisiä tietoja käsitellään myös toimitusvirheiden selvittämiseen ja väärinkäytösten torjuntaan. Yritykseni lukuun tehtävän käsittelyn peruste on oikeutettu etu tarjota toimiva ja turvallinen yhteydenottokanava.

Ketkä käsittelevät tietoja?

Teen työn itse ja käsittelen viestejä vain työtehtävieni edellyttämässä laajuudessa. Käytän seuraavia palveluntarjoajia:

• Cloudflare, Inc. tarjoaa sivuston ja käsittelee lomakepyynnön.
• Resend / Plus Five Five, Inc. välittää lomakeviestin sähköpostitse.
• Nordweb Oy tarjoaa vastaanottavan sähköpostipalvelun.

Postilaatikkoa käytetään Outlookilla ja Apple Maililla. Palveluntarjoajat käyttävät myös alikäsittelijöitä. En myy tietojasi. Tietoja voidaan luovuttaa viranomaiselle, jos laki sitä edellyttää.

Siirrot EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja voi siirtyä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle Cloudflaren, Resendin ja niiden alikäsittelijöiden käsittelyssä. Resend säilyttää esimerkiksi sähköpostien metatietoja ja API-lokeja Yhdysvalloissa myös Irlannin lähetysalueella. Mahdolliset sähköpostiohjelmien pilvisiirrot riippuvat käytetyistä asetuksista ja palveluehdoista.

Cloudflare ja Resend ilmoittavat osallistuvansa EU:n ja Yhdysvaltojen Data Privacy Framework -tietosuojakehykseen. Sen kattamat siirrot voivat perustua komission riittävyyspäätökseen. Muissa sopimuksissa määritellyissä siirroissa käytetään EU:n vakiosopimuslausekkeita ja tarvittavia lisäsuojatoimia. Siirroissa on noudatettava EU:n tietosuoja-asetusta ja soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä.

Nordweb Oy:n sähköpostipalvelun palvelimet ja tiedot sijaitsevat Suomessa. Nordwebin ilmoituksen mukaan sen palvelussa tietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

Kuinka kauan säilytän tietoja?

Säilytän hallitsemissani aktiivisissa postilaatikoissa ja kopioissa yhteydenottoviestejä enintään yhden vuoden vastaanottamisesta ja omia vastauksiani enintään vuoden lähettämisestä. Poistan tiedot aiemmin, jos niitä ei enää tarvita. Uusi viesti ei aloita vanhojen viestien säilytysaikaa alusta.

Palveluntarjoajien teknisten lokien ja varmuuskopioiden säilytys voi poiketa tästä. Niiden säilytykseen vaikuttavat palvelun käyttötarkoitus ja lakisääteiset velvoitteet. Nordwebin varmuuskopioiden tarkat poistumisajat selvitetään palveluntarjoajalta.

Mahdollinen laskutus- tai muu lakisääteinen aineisto säilytetään erikseen sitä koskevien velvoitteiden mukaan. Tämä ei pidennä kaikkien yhteydenottoviestien säilytysaikaa.

Tietojen suojaaminen

Rajaan käyttöoikeudet työtehtävien mukaan. Sivuston lomakeliikenne on suojattu HTTPS-yhteydellä. Sähköpostilähetyksen API-avain säilytetään palvelimen salaisuutena.

Evästeet ja automaattinen käsittely

Sivuston sovelluskoodi ei käytä analytiikkaa tai mainosevästeitä. En profiloi yhteydenottajia tai tee tietojen perusteella pelkästään automaattisia päätöksiä, joilla olisi oikeusvaikutuksia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia.

Oikeutesi

Voit soveltuvin edellytyksin pyytää pääsyä tietoihisi, niiden oikaisua tai poistamista sekä käsittelyn rajoittamista. Voit vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä henkilökohtaiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella. Oikeus siirtää itse antamasi tiedot koskee sopimukseen perustuvaa automaattista käsittelyä. Oikeuksiin liittyy laissa säädettyjä rajoituksia.

Lähetä pyyntö sähköpostitse [email protected] tai yllä olevaan postiosoitteeseen. Voin pyytää tarpeellisia lisätietoja henkilöllisyytesi varmistamiseksi, jos siitä on perusteltuja epäilyksiä.

Vastaan ilman aiheetonta viivytystä ja yleensä kuukauden kuluessa. Jos pyyntöjen määrä tai monimutkaisuus vaatii lisäaikaa, ilmoitan siitä syineen kuukauden kuluessa. Aikaa voidaan jatkaa enintään kahdella kuukaudella.

Voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetulle. Ajantasaiset yhteystiedot ovat osoitteessa tietosuoja.fi.